Herken je de situatie dat je een afspraak met een aantal vrienden wilt maken, maar de agenda’s gewoon niet op elkaar krijgt? Dat geldt vaak ook voor het plannen van personeel. Hoe groter de organisatie, des te moeilijker het gepuzzel.

Ken je dit: je hebt collega’s nodig voor de deelname aan een project of het nemen van een bepaalde beslissing, maar ze zijn op vakantie, met verlof of werken alleen maar op bepaalde dagen. Daarom helpt dit stappenplan je op weg met het plannen van personeel. Heb je deze stappen al doorlopen of ben je op zoek naar de mogelijkheden van geautomatiseerd plannen, lees dan vooral het laatste gedeelte van deze blog!

Stap 1: Breng individuele situaties in kaart

Begin bij de basis en breng individuele situaties in kaart. Maak een lijst waarin precies de werktijden van werknemers beschreven staan en controleer of ze wel tijd beschikbaar hebben. Mogelijk zijn ze al door anderen ingeroosterd. Vaak gaat het daar mis bij een personeelsplanning; omdat meerdere mensen een beroep doen op een collega die zich nu eenmaal niet in tweeën kan delen.

Noteer ook specifieke situaties zoals vakantie, verlof of ziekte. Dat helpt alvast om verrassingen te voorkomen.

Stap 2: Stel een minimale basisbezetting vast

Bij deze stap maak je een basisrooster van werknemers die je minimaal nodig hebt om een taak of project uit te voeren. Hoe urgenter de dienstverlening, denk bijvoorbeeld aan de hulpdiensten, des te belangrijker deze basisbezetting is. Daarbij kun je ook meteen rekening houden met vroege en late diensten, als dit van toepassing is.

Stap 3: Plan op tijd en respecteer elkaars tijd

Begin vroeg met plannen en communiceer werkroosters of andere personeelsplanningen ruim van tevoren. Bedenk bijvoorbeeld hoe ver je zelf je agenda vooruit hebt gepland. Dan kom je er waarschijnlijk achter dat er al allerlei verplichtingen genoteerd staan. Zowel privé als zakelijk.

Minimaal vier tot zes weken vooruit plannen is een richtlijn, maar vooruit plannen is natuurlijk sterk afhankelijk van de branche waarin je werkzaam bent.

Stap 4: Communiceer met collega’s en maak werkafspraken

Om welke redenen mag personeel afwijken van de planning? Maak daar afspraken over, dat voorkomt op voorhand al veel problemen. Mag er bijvoorbeeld onderling geruild worden en zo ja, hoe wordt dat dan aan alle andere betrokkenen duidelijk gemaakt? Hoe beter de communicatie, des te groter de kans dat personeelsplanningen goed verlopen.

Denk ook na over de manier waarop je roosters verspreidt. Het beste is om een link te sturen naar het planningsrooster in een Cloudomgeving, omdat iedereen dan met de laatste en juiste versie werkt. Stuur je het rooster per e-mail? Dan kan het best gebeuren dat iemand per ongeluk het vorige rooster erbij pakt.

Stap 5: Betrek de teamleiding of het hogere management

Deze stap is gelukkig niet altijd nodig, maar moet soms wel genomen worden. Er zijn namelijk situaties waarbij het maken van een rooster uitmondt in ellenlange discussies tussen medewerkers. Soms ontstaan er zelfs ruzies of conflicten door. Van je gelijkwaardige collega horen dat je morgen toch moet werken kan behoorlijk frustrerend zijn.

In deze situatie helpt het als iemand met een hogere rang de knoop doorhakt en een definitieve beslissing over de personeelsplanning neemt. Dat klinkt logisch, maar is zeker niet altijd realiteit.

Stap 6: Controleer de personeelsplanningen

Door dit te doen breng je automatisch in kaart waar mogelijke uitdagingen in capaciteit liggen. Andersom geldt dat natuurlijk ook: misschien zijn er medewerkers die niet aan hun minimale contracturen komen en mogelijk wel productief ingezet kunnen worden.

Stap 7: Zorg voor mogelijke back-up van personeel

In Nederland werken inmiddels meer dan 1,2 miljoen zzp’ers. Als laatste stap is het zinvol om een lijst samen te stellen van mensen die je in geval van nood zou kunnen inzetten. Het voorkomt dat planningen niet gehaald worden.

Personeel plannen is een hele klus

De personeelsplanning kun je in allerlei rijen en kolommen in een Excelbestand doen. Dit gaat meestal prima – als de organisatie klein is. Maar wordt zij groter? Heb je meer dan 25 man personeel om in te plannen? Dan maakt een professionele planningstool je leven veel makkelijker.

Naarmate je meer mensen in te plannen hebt, neemt het aantal planningsmogelijkheden toe. Bij grotere groepen is het voor het menselijk brein bijna onmogelijk om alle planningsmogelijkheden te analyseren. Heel logisch, maar wel beperkend.

De oplossing is kunstmatige intelligentie. Wij maken gebruik van Optaplanner, een tool die snel alle planningsopties analyseert. Deze wordt op maat ingezet om zo alle planningsuitdagingen aan te kunnen. Zo komt het snel en eenvoudig tot een optimale planning, waarbij jij moeiteloos het maximale uit de beschikbaarheid haalt.

Meer weten?

Loop je ook tegen de beperkingen van jouw personeelsplanning aan? Bij Open Circle Solutiuons hebben we ruime ervaring met allerlei planningsvraagstukken. We laten graag aan je zien wat er mogelijk is en hoe je efficiënter kunt werken. Neem volkomen vrijblijvend contact met ons via +31 40 3041330 of info@opencirclesolutions.com. Je kunt ook het formulier onderaan de pagina gebruiken om je vraag te stellen. Wij nemen dan snel contact met je op.