Continu verbeteren – samen op weg naar ISO 9001

Hoe borg je dat de producten en diensten die je levert voldoen aan de wensen en eisen van klanten, maar ook aan wet- en regelgeving? De bekende ISO 9001 certificering is daar een belangrijke maatstaf voor. Het is een wereldwijd erkende norm op het gebied van kwaliteitsmanagement die erop gericht is om de hele organisatie continu te laten verbeteren. Met als belangrijkste eindresultaat: tevreden klanten en stakeholders!

Een samenwerking met Ateron

Open Circle Solutions heeft zich bij het ISO 9001 certificeringsproces laten adviseren en helpen door ervaren organisatieadviseurs van Ateron uit Sittard. Zij weten alles over de normeringen rondom kwaliteitsmanagementsystemen. We kozen bewust voor een regionale partij, omdat het behalen van deze ISO-certificering veel menselijke activiteit zou vereisen bij ons op kantoor. De klik was meteen goed en we gingen aan de slag.

ISO 9001 op basis van de PDCA cyclus, Plan, Do, Check, Act

Het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem begint bij het hebben van een goed plan (P). Dat is een beschrijving van waar je als organisatie naartoe wilt groeien. Vervolgens bepaal je wat daarvoor nodig is. Dat vraagt om een gedegen aanpak, waarin we gezamenlijk veel energie gestoken hebben.

Tijdens een aantal workshops werden alle processen beschreven en risico- en gapanalyses gemaakt met diverse stakeholders. Tijdens de ‘do-fase’ (D) werden de werkzaamheden uitgevoerd volgens de gemaakte afspraken. In de ‘check-fase’ (C) werd gecontroleerd of alles ook volgens het beschreven proces werd uitgevoerd. Deze PDCA-cyclus is een continu proces, omdat er in de ‘act-fase’ (A) altijd gekeken wordt naar eventuele ongewenste uitkomsten. Daardoor kunnen er aanvullende verbeteringen gemaakt worden.

De officiële certificeringsaudit heeft inmiddels met succes plaatsgevonden en is uitgevoerd door TÜV Nederland. De auditor heeft een positief advies gegeven voor de certificeringsaanvraag. Jaarlijks zal TÜV Nederland als onafhankelijke en deskundige certificerende instelling ons kwaliteitsmanagementsysteem beoordelen.

ISO 9001 faciliteert tevreden klanten en onze groeiambitie

In Europese aanbestedingen is het hebben van een ISO 9001 certificaat een vereiste om zaken te mogen doen. Voor Open Circle Solutions is het behalen van het ISO 9001 certificaat daarom een belangrijke grote stap, nadat we vijf jaar geleden als organisatie met maar een paar medewerkers begonnen.

Als je een klein bedrijf bent, wil je de vrijheid hebben om te ondernemen en alleen maar regels opstellen als het echt nodig is. Maar hoe groter je groeit, des te duidelijker structuren en processen beschreven moeten zijn, onder andere ook om te voldoen aan de steeds strengere eisen rondom de privacywetgeving (AVG). Met het behalen van de ISO 9001 certificering hebben we een belangrijk fundament gelegd om professioneel te kunnen groeien en kwaliteit aan onze klanten nu en in de toekomst te borgen.

Een leerzaam proces

Het certificeringsproces maakte onder andere duidelijk dat er bepaalde zaken waren die alleen maar in de hoofden van de mensen zaten. Maar ook dat er informatie bestond die niet digitaal toegankelijk was voor andere medewerkers, terwijl zij het voor hun werkzaamheden wel nodig hadden. Het risico hiervan is dat je als organisatie te afhankelijk wordt van bepaalde medewerkers, zeker als er plotseling iemand uit zou vallen.

Door dit proces samen met Ateron te doorlopen, hebben we enorm veel geleerd. Nu zijn bijvoorbeeld in- en verkoopgerelateerde activiteiten uitgebreid beschreven, zoals selectiecriteria van leveranciers of de toegangsrechten tot contracten. Daarnaast is aangeleerd om vertrouwelijke documenten niet meer te e-mailen, maar alleen nog maar met een beveiligde link te versturen. Per ongeluk een vertrouwelijke e-mail naar de hele organisatie kan op deze manier niet meer. De meegestuurde link kan namelijk alleen geopend worden door degene die ook het recht heeft om de desbetreffende (SharePoint)map in te zien.

De resultaten

  • Met ISO 9001 is het kwaliteitsdenken verankerd in de hele organisatie en zijn alle medewerkers erop gericht continu verbeteringen door te voeren.
  • Procesbeschrijvingen zijn op een centrale plek vastgelegd en toegankelijk voor geautoriseerde werknemers.
  • Open Circle Solutions werkt nog professioneler met betrekking tot de richtlijnen van de privacywetgeving (AVG).
  • Door procesmatiger te werken ontstaan nieuwe klantinzichten en een betere onderlinge samenwerking.
  • Het aantal fouten wordt voorkomen. De kans op herhaling is afgenomen, omdat de kwaliteitsprocessen beter geborgd zijn.

Het plezierige van ISO 9001 is dat je nog steeds de vrijheid houdt om te ondernemen. Daarnaast wordt gekeken op welke manier je duidelijkheid en structuur krijgt in de klant- en bedrijfsprocessen. Ieder bedrijf is immers anders.

Eens doorpraten over ISO 9001?

We delen graag onze ervaringen, omdat we graag zakendoen met kwalitatief sterke bedrijven. Neem vrijblijvend contact met ons op of bel naar +31 40 30 41 330.

Meer artikelen

Applicaties integreren? Denk ook aan datavirtualisatie

Applicaties integreren? Denk ook aan datavirtualisatie

Het integreren van data uit verschillende systemen heeft veel voordelen, maar is tegelijkertijd één van de meest complexe onderwerpen binnen IT-architectuur. Gelukkig staat IT nooit stil en zijn ook op dit gebied interessante ontwikkelingen gaande. Daarvan is...

Tips om batterijverbruik van Android apps te optimaliseren

Tips om batterijverbruik van Android apps te optimaliseren

Het is een bekend probleem van onze mobieltjes: ze werken geweldig, tot ze ineens leeg zijn. Als je batterij snel leegloopt, kan dat te maken hebben met een app die meer energie verbruikt dan nodig is. Als ontwikkelaar kun je hier tijdens de ontwikkeling van een...

Nieuwsbrief

Meld je nu aan voor Open Circle Stories en krijg een verzameling artikelen, tips, nieuws en verdiepingen in je mailbox.

Pin It on Pinterest

Share This