OCS vindt het belangrijk dat medewerkers zich blijven ontwikkelen. Niet alleen onze developers, maar ook onze projectmanagers. Daarom volgden een aantal van hen de driedaagse training Influencing with Visuals. Roel van Rijn, IT Project Manager bij OCS, vertelt waarom zij deze training volgden en wat de projectmanagers hebben geleerd.

Waarom deze training?

Roel vertelt: “We kijken aan het begin van ieder jaar welke opleidingen of trainingen we willen volgen. Daarbij kijken we niet alleen naar vakinhoudelijke trainingen, maar ook hoe we onze persoonlijke ontwikkeling kunnen verbeteren. Nu werd ik tijdens een opdracht bij een klant getriggerd door de verhalen over een managementtraining waar een module in zat die toegespitst was op beter leren presenteren. Dat leek me wel interessant: zouden we een training ‘presenteren voor IT-ers’ kunnen organiseren? Nadat ook mijn collega’s enthousiasme toonden, hebben we contact opgenomen met The Presentation Company met de vraag of deze module ook beschikbaar was als ‘losse’ training. Dat bleek het geval te zijn. In september hebben negen medewerkers van Open Circle Solutions de training Influencing with Visuals gevolgd.”

Drie modules

De training bestond uit drie online modules van tweeënhalf uur. “Dat was ook wel nodig,” zegt Roel, “want er komt nogal wat op je af tijdens de training. Door het in drie momenten te verdelen, konden we tussendoor de stof echt laten indalen en in de praktijk brengen via de huiswerkopdrachten. Als we het in één dag hadden gedaan, was het echt te veel geweest en waren we waarschijnlijk de helft alweer vergeten. Nu zien we bij iedere slide direct wat er goed -of juist niet goed- aan is.”

Eyeopener

“De training was een echte eyeopener”, vervolgt hij. “De meeste ICT-ers hebben nooit echt leren presenteren. Daardoor zijn veel presentaties niet optimaal. De slides bevatten bijvoorbeeld te veel tekst of afbeeldingen. Een van de belangrijkste dingen die ik leerde tijdens de training was dat je jezelf altijd moet afvragen wat je nu van je publiek wilt. Wat wil je dat die stuurgroep of het management van een organisatie doet of weet? Wat heb je van hen nodig om van een project een succes te maken? Die boodschap moet eigenlijk centraal staan binnen je presentatie en je moet hem binnen 30 seconden kunnen communiceren. Mensen zijn over het algemeen visueel ingesteld, dus vaak is het beter om gewoon te laten zien wat je wilt. Dat kan door sprekende visuals in je slides te verwerken. Hiermee voorkom je dat het publiek veel denkwerk moet verrichten en tijd nodig heeft om de boodschap te ontcijferen. Dit leidt namelijk enorm af! Met goede visuals kom je tot interactie en daarmee besluitvorming. Maar dat is niet het enige dat we leerden.”

Non-lineair presenteren

“Als je ervan uitgaat dat je iets van je publiek nodig hebt, of dat je iets wilt bereiken, is de volgende vraag: aan welke informatie hebben zij op dit moment de meeste behoefte? Je wilt de dialoog met hen aangaan en de slides van je presentatie kunnen dat gesprek ondersteunen. De meeste presentaties worden echter lineair opgebouwd met hier en daar een verwijzing naar een andere slide. Dat kan veel beter. Door je presentatie te beginnen met vier verschillende kwadranten en je publiek te vragen waar ze het het eerst over willen hebben: de financiële aspecten, de voortgang van het project, de issues en risico’s, of over de high level-planning? Op die manier krijg je een echt gesprek. In de training noemen ze dat ’non-lineair’ presenteren.”

CRAP-methode

“De laatste take-away voor mij was de CRAP-methode. Dat staat voor Contrast, Repetition, Alignment en Proximity en geeft je handvatten om je boodschap visueel prettiger over te brengen. Door bijvoorbeeld de tekenfunctionaliteiten in PowerPoint optimaal te gebruiken kun je afbeeldingen die je boodschap ondersteunen, maar de verkeerde kleurstelling hebben, aanpassen. Repetition staat voor herkenbaarheid en structuur, terwijl Alignment betekent dat je zorgt dat alles in een slide netjes onder of naast elkaar staat. Bij Proximity kijk je juist hoe je de ruimte het best kunt gebruiken om je boodschap zo goed mogelijk uit te laten komen. En soms betekent dat ook gewoon dat je méér witruimte over moet laten in een slide.”

De praktijk

“Ik heb sinds het volgen van de training “Influencing with Visuals” nog geen presentatie hoeven houden, maar ik weet zeker dat ik de geleerde technieken voor de volgende presentatie aan C-level management of een stuurgroep zeker inzet! Na de training ontvingen we namelijk een slide deck met voorbeeld-slides die we meteen omgezet hebben naar onze eigen huisstijl. Intern wordt deze al volop gebruikt en onze presentaties zijn er een stuk helderder door geworden!” besluit Roel.