Planning software op maat is meest flexibele oplossing

Elke organisatie heeft te maken met planningen: van vergaderingen en serviceroutes tot roosters. Het is belangrijk om schaarse middelen optimaal in te zetten en op elkaar af te stemmen: mensen, machines, ruimtes. Hoe meer variabelen, des te ingewikkelder de planning. In dit blog gaan we in op alle aspecten van het maken van een planning en geven we je tips en tools. Hoe maak je plannen zo eenvoudig mogelijk en zorg je toch voor maximale flexibiliteit? En hoe kun je planningssoftware gebruiken die zich aanpast aan jouw proces, in plaats van andersom?

Het belang van een goede planning: korte termijn

We leven in een snelle, complexe wereld waarin werkzaamheden door veel mensen tegelijkertijd onder hoge tijdsdruk moeten worden gedaan. Dat vergt zorgvuldig plannen. Dat lijkt een ‘eenvoudige’ administratieve taak – een weekrooster is zo gemaakt – maar in sommige gevallen is planning een bedrijfskritisch deel van het proces. Denk aan taxibedrijven, ziekenhuizen, servicebedrijven. Zonder goede planning ligt de organisatie snel plat.

Er zijn veel soorten planningen, elke sector heeft er een. Denk aan:

  • agendaplanningen, voor het plannen van afspraken, onderhouds- of installatiewerkzaamheden, etc.
  • voertuigplanningen, voor het bepalen van de beste route of het inplannen van de inzet van taxi’s, vrachtwagens, bussen, boten etc.
  • “job”-planning, voor het plannen van productielijnen, productieroosters etc.

Wil je liever gelijk de diepte in en zoek je een oplossing om plannen eenvoudiger te maken? Ga dan naar het einde van de blog en download ons gratis e-book Optimaal plannen.

Ook wanneer een planning niet bedrijfskritisch is, heeft deze toch direct impact op belangrijke succesfactoren, zoals:

  • klanttevredenheid
    Denk maar eens aan die berichten van koeriers: “We zijn tussen 9 en 5 uur bij u.” Dat kost je dus een hele dag; en dan maar hopen dat ze ook echt komen! Wat een verademing; je een tijdframe van 2 uur krijgt voor een levering, zodat je de rest van de dag zelf kunt invullen. Oftewel: een goede planning maakt klanten blij!

  • kostenverlaging
    Een optimale planning bespaart kosten omdat dingen niet dubbel gedaan hoeven te worden of tijd niet verspild. Denk aan een routeplanning voor servicemonteurs, die extra omrijden of stilstaan in een file voorkomt of een productieplanning waarbij mensen en machines zo min mogelijk wachten op input uit het voorgaande proces. Alles bij elkaar kan dat veel geld schelen.

  • medewerkerstevredenheid
    Een organisatie draait op haar medewerkers. Door goed te plannen, kun je rekening houden met hun wensen en omstandigheden. Denk aan reistijd, vakanties, kinderopvang, vrij zijn op woensdagmiddag of het inwilligen van een verlofverzoek. Met een goede planning ben je flexibeler bij het inzetten en wisselen van collega’s, ook in onvoorziene situaties. Dat draagt erg bij aan een hogere loyaliteit aan hun werkgever.
OCS-planning-chauffeur

Het belang van een goede planning: lange termijn

Behalve een directe impact op de organisatie, heeft planning ook een indirecte maar doorslaggevende rol op de lange termijn. Een goede planning laat zien dat het management de organisatie kent en nagedacht heeft over de ontwikkelingen van producten, beheer en financiën. En misschien het belangrijkste nog: de externe omgeving, zoals markten, concurrentie, gebruikers en regulering.

Planning helpt de toekomst te voorspellen, die tot op zekere hoogte zichtbaar te maken en een brug te slaan met het heden. Door nu te weten wat er over een jaar of paar jaar nodig en mogelijk is, kan de bedrijfsleiding hier tijdig op inspelen. Zo kunnen fouten worden vermeden en kansen gezien en gegrepen.

Groei van factoren zorgt voor exponentiële groei van plancombinaties

Kortom, goed plannen is cruciaal voor het optimaal functioneren van je organisatie. Toch is dit geen eenvoudige klus. Het opzetten van een goede planning is al een puzzel in een stabiele situatie. De werkelijkheid is natuurlijk dat de dynamiek van alledag jouw zorgvuldig gemaakte planning continu overhoop gooit, omdat omstandigheden steeds veranderen. Denk aan een machine die uitvalt, een medewerker die ziek wordt…

Behalve alle vaste variabelen, moet een goede planning dus ook flexibel zijn en in korte tijd aangepast kunnen worden aan gewijzigde omstandigheden. In de praktijk is dat een heel gepuzzel. Het begint vaak simpel, met een planbord of een Excelsheet. Maar hoe meer factoren en middelen erbij komen, hoe complexer en tijdrovender het wordt. We noemen dat in wiskundige termen ook wel ‘NP-volledig’. Dat betekent dat het aantal plancombinaties exponentieel groeit naarmate het aantal planobjecten toeneemt. Schakel je één voertuig of één extra medewerker in, dan moet in één klap met veel meer planningsregels rekening gehouden worden. En naarmate het aantal planobjecten toeneemt, wordt plannen al snel een volkomen onoverzichtelijke klus.

Veelvoorkomende problemen bij plannen

Met de toename van het aantal planobjecten verliest de organisatie of planafdeling snel het overzicht. Dat blijkt uit de praktijk. Wij zien regelmatig deze drie problemen als het op plannen aankomt:

  1. Planningskader onvoldoende afgebakend
    Wanneer het niet duidelijk is wie/wat welke prioriteiten heeft, kun je geen optimale planning opstellen. Vooraf afbakenen en zorgen dat van alle betrokkenen bekend is wat voor wie in welke mate belangrijk is, is essentieel.
  2. Maximale efficiëntie wordt niet benut
    Met name bij de moeilijkere of meer riskante processen worden in productiebedrijven de snellere processen vaak als eerste uitgevoerd. Daardoor ontstaan er echter later in het proces, wanneer er onvermijdelijke vertragingen optreden, problemen. Het productieproces wordt op die manier niet maximaal efficiënt benut.
  3. Planning raakt in de war bij onverwachte gebeurtenissen
    Tussen het maken van de planning en de daadwerkelijke uitvoering vinden er vaak veranderingen plaats die het uitvoeren van de planning belemmeren. Een medewerker meldt zich ziek, een voertuig heeft mechanische problemen. De werkelijke wereld verandert voortdurend. Een goede planning moet daarom dynamisch zijn en hiermee om kunnen gaan.

In deze blog gaan we dieper in op deze drie veelvoorkomende problemen.

Later in deze blog komen we erop terug hoe je deze problemen kunt voorkomen. Laten we eerst eens kijken naar een aantal basisprincipes van het plannen.

OCS-planning-magazijn

Harde en zachte regels

Een planning kan gemaakt worden als het planningskader juist is afgebakend (zie probleem 1 hierboven) en alle voorwaarden bekend zijn. Die voorwaarden kunnen we onderverdelen in harde en zachte regels (constraints).

Harde regels mogen absoluut niet overtreden worden. Bijvoorbeeld: een verpleegster die niet is opgeleid om bloed te prikken, mag niet voor deze taak ingedeeld worden; medewerkers werken maximaal 8 uur per dag en vrachtwagens kunnen niet te zwaar beladen worden. Zachte constraints zijn regels die wel gebroken mogen worden, maar het liefst zo min mogelijk. Bijvoorbeeld een medewerker die bij voorkeur op woensdagmiddag vrij is.

Bij een perfecte planning wordt geen enkele constraint verbroken en bij een optimale planning zo min mogelijk.

Overstappen van handmatig op geautomatiseerd plannen

Wanneer je weinig planobjecten en harde en zachte regels hebt, kun je een planning nog wel met een spreadsheet of een ouderwets planbord opzetten. Maar zodra het aantal planobjecten toeneemt, nemen ook het aantal regels en de planmogelijkheden toe. Dan wordt het al snel ondoenlijk om een planning handmatig te produceren, laat staan een planning volledig te optimaliseren.

Als er dan ook nog een dynamisch aspect bij komt kijken (bijvoorbeeld een onverwachte ziektemelding van een medewerker) en een tijdsaspect (de productieplanning moet na ziektemelding direct aangepast worden), dan is het gebruik van een geautomatiseerde oplossing onvermijdelijk.

In onze blog Wat als plannen met Excel plotseling geen goed plan meer is? leer je op welke signalen je moet letten om te weten wanneer het tijd is om over te stappen van handmatig naar geautomatiseerd.

Mens versus computer

Het lastige van planningen maken is dat we te maken hebben met meerdere, soms tegenstrijdige eisen en wensen. Daarnaast zijn de middelen waarmee de doelstellingen bereikt moeten worden beperkt. Tenslotte moet meestal ook nog voldaan worden aan een aantal beperkende voorwaarden zoals arbeidsvoorwaarden, wetgeving, contractuele afspraken enzovoort.

De veelheid aan aspecten en het enorme aantal mogelijke oplossingen maakt dat dit voor een mens niet meer te behappen is. Een computer daarentegen kan met behulp van wiskundige optimalisering complexe planningsproblemen in korte tijd oplossen.

Dit betekent echter niet dat de ‘mens’ niet meer nodig is. Planners zullen altijd nodig blijven om bijvoorbeeld de planningsregels vast te stellen. Inherent aan wiskundig modelleren is namelijk dat messcherp duidelijk moet zijn

  1. wat vaststaand en wat veranderbaar is, en
  2. hoe alle aspecten tegen elkaar moeten worden afgewogen.

Deze aspecten zijn specifiek voor de organisatie of zelfs voor de planning. Het opstellen van de vraagstelling en de randvoorwaarden, ook wel modelleren genoemd, is een samenwerkingsverband tussen de planningsdeskundigen en ontwikkelaars.

In onze blog 7 Stappen om een professionele personeelsplanning te makengeven we je een praktisch stappenplan om je personeelsplanning te optimaliseren.

Zelfs als bestaande planningen al efficiënt zijn, levert een geautomatiseerde oplossing vaak nog significante verbeteringen op qua efficiëntie  (>20%) en kunnen ruim 50% meer werknemersverzoeken ingewilligd worden. Dat is te danken aan de complexe planningsalgoritmes van de planningssoftware. Handmatig is dit niet te berekenen. Niet in korte tijd, in ieder geval.

Er zijn dus steeds meer voordelen te behalen door planningen te automatiseren.

“Met geautomatiseerd plannen zijn we in staat om het resultaat met tientallen procenten te verbeteren.”
S. Van Kemenade – Open Circle Solutions

Mensen gebruiken smartphone

Planning software: standaardoplossing of…

Er zijn veel standaard planningssoftwarepakketten op de markt: ‘standalone’ of onderdeel van een ERP-pakket. Deze pakketten beschikken over een aantal algemeen inzetbare functionaliteiten, afgestemd op de meest voorkomende situaties. Elke organisatie is echter anders en heeft unieke planningsregels, afgestemd op eigen specifieke omstandigheden. Kleine aanpassingen in standaardsoftware kosten veel tijd en geld. Omdat die aanpassingen altijd wel nodig zijn, is het de vraag of een standaardpakket wel voldoet aan de requirements en uiteindelijk goedkoper is.

Uit onderzoek blijkt dat standaard planningsoplossingen gemiddeld maar voor 60-70% voldoen. In eerste instantie lijkt de aanschaf wel goedkoper, maar als je een planningsprobleem specifiek voor je organisatie wilt aanpassen, kan dat uiteindelijk duurder uitpakken, of niet tot het gewenste resultaat leiden. En dat kan impact hebben op de klant- of medewerkerstevredenheid, of zorgen voor workarounds die alsnog veel tijd en capaciteit kosten.

Vanwege de prijs van de aanpassingen voelen sommige organisaties zich genoodzaakt om hun proces aan te passen aan de software. Maar dat is de omgekeerde wereld. Maatwerk software werkt precies andersom: die wordt ontworpen met jouw werkproces als randvoorwaarde en is erop gericht om deze te optimaliseren en vergemakkelijken. Ook kunnen andere bestaande systemen worden meegenomen, zodat de maatwerk software naadloos past binnen jouw unieke operationele opzet. Dat scheelt, zeker op termijn, veel geld en energie.

Planning software: …oplossing op maat

Bij Open Circle Solutions geloven we dat een maatwerkoplossing uiteindelijk beter en goedkoper is dan een standaardpakket. Met onze aanpak ben je in staat om een 100% oplossing op maat te realiseren, die zich aanpast aan jouw situatie. Zo kun je die klantevredenheid of bedrijfsdoelstellingen wél halen. Daarnaast staat de techniek niet stil en gaat het ontwikkelen van maatwerk planningsoplossingen tegenwoordig steeds sneller, goedkoper en eenvoudiger.

Dat komt onder meer omdat we open source-oplossing Optaplanner gebruiken, die door een uitgebreide gemeenschap van ervaren en enthousiaste ontwikkelaars wordt bijgehouden en verbeterd. Zij zorgen voor continue innovatie en toevoegingen.

 

OCS-proces-planning

Het OCS optimaal plannen 4-stappenplan

Hoe werkt het? Op basis van ervaring met eerdere planningsprojecten ontwikkelde Open Circle Solutions het ‘Optimaal plannen 4-stappenplan’. Om de ideale planningsoplossing te realiseren, doorlopen we de volgende 4 stappen:

  1. Het modelleren van het ‘domein’
    Je begint met vaststellen van wat je wilt plannen, de zogenaamde planning entities. Denk aan medewerkers, ruimtes en machines. Ook de overige gegevens die van invloed zijn (de planning facts) en de attributen waarmee je wilt variëren (de planning variables) leggen we vast.
  1. Het vastleggen van de regels waaraan voldaan moet worden
    In deze stap onderscheiden we de eerdergenoemde harde en zachte regels: waaraan mag onder geen voorwaarde worden getornd, en waarin zit de rek?
  1. Het laden van de ‘dataset’
    Dit is de data op basis waarvan de planning gemaakt dient te worden en die je in stap 1 hebt vastgesteld.
  1. De configuratie van de planner
    Voordat Optaplanner de meest optimale planning berekent, spreken we af we tot hoever dat gaat: bijvoorbeeld tot een specifieke score is bereikt, totdat de oplossing gedurende een tijd niet meer verandert of gewoon gedurende een bepaalde periode. Ook beslissen we welke ‘heuristieken’ (slimme algoritmes) gebruikt moeten worden.

Met deze specifieke planningsregels wordt de Optaplanner op maat ingericht. Dit levert het meest optimale resultaat. Daarnaast proberen we ook telkens nieuwe stappen. Voor elke stap berekent de software de bijbehorende score aan de hand van de regels en kiest vervolgens, op basis van slimme algoritmes, een stap die de planner dichter bij de optimale oplossing brengt.

In de praktijk betekent dit dat de software per seconde vele duizenden varianten van een planning genereert, die telkens opnieuw worden beoordeeld op basis van de vooraf opgestelde regels. De uitkomsten hiervan gebruiken we vervolgens weer als invoer om een nog betere planning te realiseren.

Met deze doeltreffende aanpak en vooruitstrevende techniek kunnen we elke planningsuitdaging aan. We testen met een benchmark-applicatie verschillende regelsets en algoritmes om zo te meten en inzichtelijk te maken welke aanpak voor een specifiek probleem het beste werkt. Hiermee krijg je beschikking over een planning die geoptimaliseerd is voor jullie situatie en niet standaard toepasbaar is voor iedere situatie. Dat is plannen op maat voor een optimaal resultaat!

 

OCS-planning-software

Voor elke branche

Deze planningsoplossingen ontwikkelen wij op maat voor diverse branches. Van productieplanningen voor de maakindustrie tot roosterplanningen voor zorg- en onderwijs, en van routeplanningen voor taxicentrales tot planningsystemen voor golfbanen.

Het onderscheidend vermogen van een bedrijf komt vaak terug in de planning. Denk maar aan bedrijven die unieke productieprocessen hebben omdat klanten zeer snel producten moeten krijgen of taxicentrales die dynamisch moeten plannen om de ritprijzen zo laag mogelijk te houden. Hiervoor zijn flexibele en dynamische planningen nodig die niet mogelijk zijn met standaardoplossingen. Intenda Net, één van onze klanten, is zo’n bedrijf met specifieke eisen ten aanzien van hun planningen.

Klant aan het woord  Intenda Net – Taxiplanner

Intenda Net verzorgt speciaal taxivervoer. In tegenstelling tot reguliere taxi’s worden ritten bij hen van tevoren aangevraagd en ingepland. Om te zorgen dat zoveel mogelijk mensen gebruik kunnen maken van de taxidiensten, moet het mogelijk zijn verschillende ritten te combineren.

De planningsmodule die we in samenwerking met hen hebben ingericht, plant en combineert ritten en houdt hierbij rekening met verschillende ‘constraints’. Zoals de capaciteit van de taxi (voor personen en bagage) en de maximale reistijd. De planningsengine werkt real time, nieuwe ritten kunnen dynamisch worden toegevoegd en bestaande ritten worden verwijderd of gewijzigd.

Met deze planningsmodule op maat is de planning voor Intenda Net geoptimaliseerd en tegelijkertijd flexibel.

Download ons e-book of bekijk de demo

Hebben we je nieuwsgierig gemaakt en wil je meer lezen over onze planning software? Download hieronder dan gratis het e-book Optimaal plannen: Het voordeel van een maatwerkoplossing.

Als je benieuwd bent hoe de planningssoftware er in het echt uitziet, dan kun je op deze pagina zelf een demoversie uitproberen. Onderaan de pagina vind je uitleg welke functies je kunt testen. Om de demo te openen, log je eenvoudig in met je LinkedIn-profiel.

Denk je dat je voordeel kunt halen uit een betere planning?

Wil je weten welke verbeteringen we voor jouw organisatie kunnen realiseren op het gebied van planning? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op of bel naar +31 40 30 41 330 om eens te sparren. Het zal je verrassen wat er mogelijk is. Wij denken graag met je mee en geven proactief advies. Over mogelijkheden, ontwikkelkosten maar ook over de gevolgen op lange termijn: wat levert het je op aan flexibiliteit en tijdbesparing? Wij zijn een no-nonsense bedrijf: als het simpel kan, houden we het simpel – maar we gaan door als het voor andere partijen te lastig wordt.

e-book

Optimaal plannen

Plannen op maat geeft jouw organisatie een uniek onderscheidend voordeel. Lees hier hoe en waarom.

Meer artikelen

Wat als plannen met Excel plotseling geen goed plan meer is?

Wat als plannen met Excel plotseling geen goed plan meer is?

We weten het bijna zeker: ook jouw bedrijf gebruikt Microsoft Excel. In eerste instantie is Excel een nuttig hulpmiddel bij het maken van planningen en het doen van snelle rekenkundige bewerkingen. Maar er zijn ook valkuilen waar je niet dagelijks bij stilstaat. Iets...

7 stappen om een professionele personeelsplanning te maken

7 stappen om een professionele personeelsplanning te maken

Herken je de situatie dat je een afspraak met een aantal vrienden wilt maken, maar de agenda’s gewoon niet op elkaar krijgt? Dat geldt vaak ook voor het plannen van personeel. Hoe groter de organisatie, des te moeilijker het gepuzzel. Ken je dit: je hebt collega’s...

Nieuwsbrief

Meld je nu aan voor Open Circle Stories en krijg een verzameling artikelen, tips, nieuws en verdiepingen in je mailbox.

Pin It on Pinterest

Share This