demo applicatie

optimaal plannen

Home → Optaplanner Demo applicatie

Herkenbaar?

Hans werkt als personeelsplanner voor een thuiszorgorganisatie in Nederland. Hij doet dit al jaren met veel plezier. Wel merkt Hans dat de succesvolle en groeiende organisatie steeds meer van hem als planner verwacht.

Tijdens het maken van zijn roosters moet hij meer en meer zaken in de gaten houden. Zo moet Hans rekening houden met: interne afspraken, beschikbare capaciteit, cliënten, wetgeving, evenementen, vakanties, bezettingsproblemen, individuele vrije dagen, onvoorziene omstandigheden, verzuim.. en meer. Het wordt voor hem steeds ingewikkelder deze zaken te verwerken en een planning te maken die ook rekening houdt met de wensen van de medewerkers.

Het is dus voor planners een lastige klus om de planning rond te krijgen. Ze moeten voldoen aan alle wensen en eisen van de medewerkers én organisatie. Dat niet alleen, maar ze willen ook de optimale planning creëren. In het systeem waar Hans nu mee werkt moet hij grotendeels alles zelf invullen. Niet echt efficiënt. Hans weet dat het makkelijker moet kunnen.

Om voor zijn organisatie de mogelijkheden te bekijken bespreekt hij zijn situatie met Coen een consultant van Open Circle Solutions. Samen bekijken zij de voordelen van een programma dat met Hans meedenkt. Coen vertelt over Optaplanner: de optimalisatie engine die binnen een korte tijd, met behulp van slimme algoritmes, komt met oplossingen voor complexe planningsproblemen.

Optaplanner probeert miljoenen planningsmogelijkheden uit en geeft de allerbeste opties terug aan de gebruiker. Voor Hans betekent dit dat hij door de rekenkracht van Optaplanner kan kiezen uit een aantal optimale planningen. Het enige wat hij hiervoor hoeft te doen is de planningsregels aangeven waar het systeem zich aan moet houden. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen harde en zachte regels.

Harde regels mogen absoluut niet overtreden worden. Bijvoorbeeld een verpleegster die geen bloed kan prikken mag niet voor deze taak ingedeeld worden en een medewerker kan niet twee shifts op één dag draaien. Daarnaast hebben planningsproblemen vaak ook zachte voorwaarden. Regels die wel gebroken mogen worden, maar het liefst zo min mogelijk. Bijvoorbeeld een medewerker die bij voorkeur op woensdagmiddag vrij is. Bij een perfecte planning wordt geen enkele regel verbroken en bij een optimale planning zo min mogelijk.

Samen met een team van OCS developers ontwikkelen Hans en Coen een softwaresysteem wat aansluit bij de wensen van de organisatie van Hans. Het is een overzichtelijk proces. Hans en zijn collega’s kunnen precies aangeven wat zij nodig hebben. De developers luisteren, bouwen en vullen dit aan met hun kennis en ervaring. Ook zorgen zij ervoor dat het nieuwe programma samenwerkt met het mailsysteem. Zo kunnen alle roosters op een simpele manier naar de medewerkers worden gestuurd. Een mooi stukje maatwerk.

Door het nieuwe programma in gebruik te nemen kunnen Hans en zijn collega’s zien hoe de beste planning er uit ziet en deze aanpassen waar nodig. Ook geeft het programma aan wanneer er een tekortkoming is. Bijvoorbeeld op het moment dat er geen medewerker gevonden is voor een ochtenddienst. De organisatie is blij met de oplossing omdat ze weten dat hun medewerkers op de meest efficiënte manier worden ingezet. Hans is tevreden over het nieuwe systeem. Hij kan er gerust op zijn dat overal rekening mee is gehouden en dat er over elke planningsmogelijkheid is nagedacht. 

Ben je benieuwd naar het planningsysteem van Hans? Klik hier voor een demo.

    Uitleg demoapplicatie

    Benieuwd wat de applicatie voor optimaal plannen kan? Probeer hem via de onderstaande stappen gerust eens zelf!

    Naast roosteren van medewerkers kan de applicatie ook worden ingericht voor routeplannen, optimaliseren van Cloud gebruik, taak toewijzing, Conferenties of school roosters en nog andere use cases. Daarnaast is de user interface speciaal ontwikkeld voor deze demo. Omdat Optaplanner embeddable is, kan de oplossing zowel losstaand als volledig geïntegreerd in uw bestaande oplossing worden gerealiseerd.

    Inloggen

    1. Ga naar de volgende link (https://optaplanner-demo.ocs.nu/)
    2. Op dit scherm zijn een aantal login mogelijkheden, kies voor de LinkedIn optie
    3. Na deze keuze kom je op het scherm, waar je met je LinkedIn gegevens kan inloggen. Vul deze in en druk op de “aanmelden” knop

    Gebruik demo

    • In het eerste scherm kan er een keuze worden gemaakt uit meerdere planningen (kies bijv. voor Sprint03)
    • Nadat je een keuze voor een planning hebt gemaakt, zie je in de linker kolom de medewerkers en boven de kolommen staan de verschillende diensten die door de medewerkers worden uitgevoerd
    • In demo zijn een aantal zaken ingericht middels een bestand nl;
      • De medewerkers
        • De contracten van de medewerkers; hoeveel uur werken ze per week, vaste vrije dagen
        • De kennis van de medewerkers
        • Welke diensten de medewerkers mogen uitvoeren
      • De diensten
        • Het type dienst (ochtend, middag, avond, nacht)
        • Welke kennis nodig is voor de dienst
        • Aantal benodigde medewerkers voor de dienst
      • Bedrijfsregels en Wet- en regelgeving; bijv. Geen ochtenddienst na een nachtdienst. Niet meerdere nachtdiensten na elkaar
    • Selecteer de rode button “Rooster opstellen”
    • Vervolgens gaat de software eerst een planning maken die voldoet aan alle bedrijfsregels en wetgeving. Zodra deze klaar is kan je het proces stoppen en is het resultaat een planning. Echter de toegevoegde waarde van Optaplanner is dat de planning verder geoptimaliseerd kan worden. Dat proces start direct na het opstellen van de eerste planning. De software gaat nu de planning verder optimaliseren en probeert bijv. met minder medewerkers tot een planning te komen of de diensten beter over de medewerkers te verdelen, niet één medewerker alleen nachtdiensten, maar beter verdeeld etc.

    Vragen of geïnteresseerd?

    Neem contact met ons op.

    +31 40 304 1330 | info@opencirclesolutions.nl

    case

    Golf Management Systeem

    Software die als doel heeft om iedere golfer een onvergetelijke dag te bezorgen. Een compleet systeem realiseren gebruikmakend van de modernste technologieën.

    e-book

    Optimaal plannen

    Plannen op maat geeft jouw organisatie een uniek onderscheidend voordeel. Lees hier hoe en waarom.

    Pin It on Pinterest